Caso di studio sulla manutenzione dello stoccaggio alla Texas Tech

Dustin J., vicedirettore del Technology Operations and Systems Management (TOSM) al Texas Tech University System (TTUS), si è trovato di fronte a un dilemma. Il suo rapporto con Dell Inc, l'OEM, era solido e la manutenzione in garanzia per i server e lo storage nei suoi centri dati era soddisfacente.

Tuttavia, il supporto per il suo server legacy, lo storage e le infrastrutture del centro dati erano più difficili da ottenere. Il suo datacenter si trova a 350 miglia dall'area metropolitana più vicina, e i fornitori di servizi di terze parti con cui ha parlato non potevano fornire l'efficacia dei costi e la flessibilità di cui aveva bisogno. Per evitare di sostituire prematuramente dispositivi costosi, aveva bisogno di manutenzione e supporto straordinari.

La Texas Tech è un'importante università di ricerca completa e un istituto medico che fornisce un'istruzione superiore a studenti di arti liberali, tecnici e medici in diverse località del Texas. Il gruppo di 14 membri dello staff IT a tempo pieno supporta l'hosting dell'hardware e la gestione delle strutture per i server e i dispositivi di archiviazione per il sistema TTU e le sue istituzioni.

Le responsabilità di TOSM includono l'hosting di server e storage, la gestione dei server, i backup dei server locali e remoti e l'hosting e la gestione dei database. Il suo gruppo è anche responsabile dell'hosting del sistema ERP condiviso dalla Texas Tech University e dal Texas Tech University Health Sciences Center, che include i sistemi per studenti, finanza, aiuti finanziari e risorse umane per queste istituzioni.

Estendere il ciclo di vita dell'hardware

Il ruolo di Mr. J. alla Texas Tech è cresciuto insieme al suo dipartimento, che dieci anni fa si è trasformato da un gruppo di supporto per mainframe che gestiva un mainframe e quattro server all'attuale sistema informatico distribuito di oltre 600 server e più di 650 TB di storage. Il sistema universitario Texas Tech gestisce questo hardware da un centro dati principale nel campus di Lubbock e sfrutta un centro dati più piccolo utilizzato per il disaster recovery a una decina di chilometri di distanza.

Dell, il fornitore dei loro dispositivi SAN a fibra ottica in co-branding, sosteneva che con cinque anni di vita, l'attrezzatura di archiviazione dell'università era alla fine della sua vita supportata. Il signor J. non era d'accordo, stimando che aveva ancora due o tre anni di vita. Sapeva che mantenere le SAN in servizio ed evitare il costo della sostituzione di queste risorse avrebbe richiesto un'assistenza efficiente dal punto di vista dei costi, flessibile e reattiva.

In quello che il signor J. ha descritto come "tempismo perfetto", una telefonata di Park Place ha dato il via a un rapporto che ha fornito proprio i servizi richiesti dall'università. Questi servizi hanno permesso al Texas Tech di ridurre i costi di manutenzione dello storage IT, soddisfacendo al contempo le esigenze di reattività dell'assistenza.

"Gestivamo un'infrastruttura di storage costosa che aveva una durata superiore a quella che i produttori erano disposti a sostenere. Park Place ci ha aiutato a evitare di spingere le nostre SAN fuori dalla porta alla fine dei 5 anni".

Dustin J.
Assistente direttore delle operazioni tecnologiche e della gestione del sistema

Punti chiave dello studio del caso

Texas Tech mantiene il controllo del ciclo di vita delle attrezzature

Riduzione dei costi di manutenzione dello stoccaggio

Fornito un'alternativa per le attrezzature a fine vita

Ridurre i costi di manutenzione legati allo stoccaggio

Immagazzinando e monitorando l'inventario dei pezzi di ricambio per server, SAN e librerie a nastro in loco, Park Place ha permesso al gruppo IT di risolvere i problemi immediatamente, invece di aspettare che i pezzi venissero spediti e/o consegnati da altre sedi. Rispetto ai costi del precedente fornitore di servizi di terze parti, il risparmio sui costi di manutenzione è stato fino al 50% in meno per dispositivi specifici.

Rimandare le spese di capitale costose

L'accordo di post-garanzia stipulato dal gruppo IT con Park Place ha permesso al gruppo IT di estendere la vita utile delle risorse di storage e di ammortizzare i relativi costi per un massimo di tre anni in più rispetto a quanto era possibile fare in precedenza. Ciò ha ritardato la necessità di sostenere costi di sostituzione dell'infrastruttura per quasi 300.000 dollari.

Garantire la reattività del supporto IT

Poiché le operazioni universitarie richiedevano servizi ininterrotti, l'ubicazione dell'università rendeva la manutenzione e il supporto di terzi una preoccupazione per Texas Tech. Altri servizi di terzi, che richiedevano lo stoccaggio di parti fuori sede, si trovavano in città più grandi a più di 300 miglia di distanza. Queste distanze comportavano tempi di risposta da 3 a 12 ore per le parti che non erano disponibili nel deposito locale dei ricambi.

Il signor J. è stato lieto di apprendere che Park Place avrebbe immagazzinato i pezzi di ricambio presso la struttura del Texas Tech, eliminando così i lunghi tempi di risposta. Nelle rare occasioni in cui il gruppo IT aveva bisogno di un pezzo specializzato che non era presente nell'inventario locale, un ingegnere di Park Place lo portava in aereo o in auto all'università per la consegna.

Incorporare la manutenzione di terze parti nel supporto

La capacità di fornire la quantità e il tipo di assistenza giusta per tutto il ciclo di vita della SAN è stato un altro prezioso vantaggio dei servizi Park Place .

Un accordo Dell Platinum assicurava che i tecnici Dell fornissero assistenza anche dopo la scadenza della garanzia hardware OEM. Il signor J. e il Key Account Manager di Park Placehanno lavorato insieme per progettare un accordo flessibile e personalizzato che si adattasse alle esigenze specifiche di Texas Tech. In base al nuovo accordo, i compiti di risoluzione dei problemi sarebbero stati assunti dall'OEM e/o da Park Place. I servizi di Park Place hanno colmato le lacune, sostituendo rapidamente le parti guaste e fornendo personale qualificato per la sostituzione dei pezzi quando necessario.

Costruire una relazione con un fornitore di cui si possono fidare

Park Place TechnologiesL'account executive è diventato anche un consulente di fiducia del reparto IT. "Il nostro Park Place Technologies account executive e io abbiamo instaurato un buon rapporto di lavoro", ha detto il signor J. "È bello sapere che posso chiedere un parere e confidare che la risposta sia imparziale. Mi piace essere leale e mi piace che il nostro account executive sia lo stesso con noi. Non vedevo l'ora di costruire un buon rapporto con Park Place e credo che ci siamo riusciti".

"Ilnostro account executive di Park Place Technologies e io abbiamo un buon rapporto di lavoro. È bello sapere che posso chiedere un parere e confidare che la risposta sia imparziale. Mi piace essere leale e mi piace che il nostro account executive sia lo stesso con noi. Non vedevo l'ora di costruire un buon rapporto con Park Place e credo che ci siamo riusciti".

Dustin J.
Assistente direttore delle operazioni tecnologiche e della gestione del sistema

Circa Park Place Technologies

Park Place Technologies è la vostra azienda globale di ottimizzazione dei data center e delle reti. Grazie al più grande team di ingegneri in loco del mondo, a un solido gruppo di ingegneri avanzati e al nostro Enterprise Operations Center con personale completo, attivo 24x7x365, offriamo un solido portafoglio di soluzioni IT per ottimizzare l'uptime e le prestazioni di reti e data center. I nostri servizi comprendono la manutenzione dell'hardware dei data center di terzi, i servizi professionali per i data center, i servizi gestiti per l'infrastruttura, il monitoraggio delle prestazioni della rete e la vendita di hardware IT. Grazie al nostro approccio DMSO (Discover, Monitor, Support, Optimize), unico e completamente integrato, i clienti godono di un monitoraggio e di una gestione dell'infrastruttura semplificati, di un'efficienza dei costi, di una riduzione del caos e di un tempo medio di risoluzione più rapido. Park PlaceI servizi leader del settore e pluripremiati includono Park Place Hardware Maintenance™, Park Place Professional Services™, ParkView Managed Services™, Entuity Software™ e Curvature vendita di hardware.

Park Place è una società in portafoglio di Charlesbank Capital Partners e GTCR.